O módulo de Gestão de Faltas e Substituições pode ser utilizado apenas para o tratamento estatístico de faltas e substituições, incluindo, naturalmente, listagens e consultas gerais. Pode ainda ser utilizado para apoio na escolha do Professor Substituto.
Em Tempo Real
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Ao trabalhar em Tempo Real o registo das faltas é feito no momento em que ocorrem ou são inseridas previamente (sempre que o professor tem conhecimento antecipado de que vai faltar). Desta forma pode utilizar o DCS-Horários para apoio à decisão das substituições (escolha do Professor Substituto).
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Diferido no tempo
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Desta forma o registo das faltas e substituições é feito depois das faltas ocorridas, não podendo assim utilizar o DCS-Horários para o ajudar na escolha do(s) professor(es) substituto(s). Beneficia, no entanto, de todo o tratamento estatístico, listagens, consultas, etc..
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A tabela de faltas e substituições, pode, ao fim de algum tempo, guardar largas centenas ou milhares de registos. Ao trabalhar em tabelas com muitos registos é vital que em cada momento tenha a possibilidade de filtrar (visualizar) apenas os registos que interessam. Clique num dos botões , e para filtrar respetivamente pelo dia atual, mês atual e mostrar todos os registos. Pode ainda filtrar por professor, tipo de falta, etc usando a caixa apresentada no cabeçalho de cada coluna.
O DCS-Horários permite o acesso exclusivo ao módulo de faltas e substituições, impedindo o utilizador de aceder a outras partes da aplicação. O acesso exclusivo é feito através de uma password especifica que deverá ser configurada pelo Gestor do programa em .
Vejamos a seguir as tarefas principais ao trabalhar na gestão de faltas e substituições.
Tarefas principais ao gerir faltas/substituições:
Filtrar por período de tempo
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Clique num dos botões de filtro por período: , e . Pode ainda filtrar entre duas datas indicadas pelo utilizador;
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Inserir faltas dos professores
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Clique o ícone da Barra de Comando para chamar a janela de registo de faltas. De seguida escolha o professor que faltou, o período da falta e clique o botão ;
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Escolhendo o professor substituto
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Localize na grelha de faltas o dia e tempo para o qual pretende encontrar professor(es) substituto(s) e clique o botão ;
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Alterar registo
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Clique duas vezes sobre o registo que pretende alterar;
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Fazer o tratamento estatístico
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Clique o botão da barra de comando para fazer o tratamento estatístico, imprimir listagens de faltas e substituições, etc.
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Toda a gestão de faltas e substituições começa com o registo de faltas dos professores. Pode rapidamente introduzir a falta de um professor para um dia inteiro, para um conjunto de dias (quando é apresentado um atestado médico, por exemplo) ou apenas para alguns tempos de um dia.
Ao registar as faltas de um professor para um dia o DCS-Horários regista faltas para cada um dos tempos desse dia consultando o horário do professor. Se o professor tiver 5 tempos nesse dia o DCS-Horários registará cinco faltas. Este procedimento também se aplica quando regista a falta para um conjunto de dias.
Quando se tem conhecimento de que um professor está a faltar pode optar-se por registar logo a falta para todo o dia, evitando assim ter que o fazer para cada um dos tempos. Se o professor não faltar a todos os tempos é fácil eliminar as faltas entretanto registadas.
Para registar faltas dos professores:
| 1. | Clique o botão da Janela Inicial; |
| 2. | Uma vez na janela de gestão de faltas clique o botão ; |
| 3. | Indique o professor e o motivo da falta nos campos respetivos; |
| 4. | Escolha o dia (ou período de tempo) em que o professor faltou; |
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A escolha dos professores substitutos é feita na janela de substituições. Esta janela permite encontrar e registar as substituições para todas as faltas de um tempo letivo.
A janela de substituições mostra duas grelhas:
Grelha superior
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A grelha superior mostra os professores a faltar naquele tempo letivo. Ao clicar num dos professores o DCS-Horários atualiza a grelha inferior, calculando a pontuação de cada um dos professores substitutos;
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Grelha inferior
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Mostra os Professores Substitutos (PS), ou seja, professores com a atividade Substituição (ou equivalente) naquele tempo letivo. Para cada PS mostra o nº de pontos (barra gráfica) e indica ainda se o professor tem a mesma turma, disciplina ou grupo do professor selecionado na grelha superior. Clique duas vezes no PS para indicar ao programa que aquele PS substituiu (ou vai substituir) o professor selecionado na grelha superior.
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São vários os critérios usados para encontrar o Professor Substituto (a seguir designado PS) sempre que existem dois (ou mais) PS. No DCS-Horários o apuramento do PS pode ter em conta vários critérios, como por exemplo:
| • | O PS tem a mesma turma do PF (professor que faltou); |
| • | O PS leciona a mesma disciplina do PF; |
| • | O PS é do mesmo grupo do PF; |
| • | O número de substituições já efetuadas pelo PS. |
O utilizador pode ajustar o “peso” de cada um destes critérios, ou mesmo descartar alguns deles, clicando a página desta janela. Para isso deve indicar o nº de pontos atribuído a cada um dos critérios atrás indicados. Uma vez definidos os pontos para cada critério o DCS-Horários apura o número de pontos de cada um dos PS. O professor com maior número de pontos será o mais adequado para efetuar a substituição. O utilizador pode, no entanto, escolher qualquer dos Professores Substitutos.
Para escolher o(s) professor(es) substituto(s) para um tempo letivo:
| 2. | Localize na grelha de faltas o dia e tempo para o qual pretende encontrar professor(es) substituto(s); |
| 4. | Escolha o Professor Substituto para cada um dos professores a faltar. Selecione o professor a faltar (na grelha superior) e clique duas vezes sobre o professor substituto respetivo na grelha inferior; |
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Uma vez registadas as faltas e substituições pode utilizar o DCS-Horários para fazer o tratamento estatístico, imprimir listagens de faltas e substituições, dispondo de largas opções de configuração.
Na janela de impressão de faltas/substituições o utilizador pode:
| • | Imprimir análise estatística (gráficos) podendo incluir Taxa de faltas, taxa de substituições e taxa de presenças dos professores da escola; |
| • | Imprimir uma Listagem de faltas e /ou substituições; |
| • | Definir o período de tempo que deve ser processado; |
| • | Marcar os professores e/ou turmas a processar. |
Para imprimir faltas e substituições:
| 1. | Clique o botão da Janela Inicial (secção ). Em alternativa, se estiver na janela de Faltas / substituições clique o botão ; |
| 2. | Marque as turmas/professores que pretende incluir; |
| 3. | Indique o tipo de output na caixa ; |
| 4. | Ajuste as várias opções de configuração conforme necessário; |
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Nota
As escolas que continuarem a usar os seus critérios para a escolha do Professor Substituto (como por exemplo a rotatividade) podem concluir não ter vantagens em utilizar o DCS-Horários para esse fim. Podem, mesmo assim, utilizar o módulo de Gestão de Faltas e substituições para o tratamento estatístico, listagens, etc, podendo, nestes casos, fazer o registo das faltas diferido no tempo (dias ou semanas depois de terem ocorrido).
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